clausulas de confidencialidad

Cómo funciona la confidencialidad en los contratos laborales

Si alguna vez te han planteado firmar un acuerdo de confidencialidad en tu empresa, no estás ante una situación extraña. De hecho, con la estandarización del uso de información en plataformas digitales, la redacción de contratos y cláusulas de confidencialidad en el ámbito laboral se ha vuelto cada vez más común. A continuación, te ponemos al tanto de las claves que tienes que saber para estar al tanto del tratamiento de la confidencialidad en el trabajo.

Cómo funciona la confidencialidad

La confidencialidad, tomada en sentido amplio, es el concepto asociado a la no difusión de información entre las partes que dan forma a una relación. Esta puede ser de distintos tipos, como laboral, mercantil o de otra índole. En el área laboral, las cláusulas de no divulgación son herramientas utilizadas por las empresas para blindar jurídicamente información que consideran sensible.

Lo primero que debes saber es que, más allá de la recogida explícita en un contrato de un compromiso de confidencialidad, esta se da por sentada. O lo que es lo mismo: aunque no está regulada en el Estatuto de los Trabajadores de forma expresa, forma parte del llamado “deber de buena fe”.

Pero, ¿en qué consiste este deber?

La buena fe da a entender que las acciones de una persona, en este caso entendida como trabajador de una empresa, van en la línea de lo que socialmente se entiende como una actuación leal y honrada.

Además, la buena fe se considera un principio general, lo que quiere decir que abarca todo ordenamiento jurídico existente y es obligatorio cumplirla, por lo que se presume su cumplimiento siempre y a menos que se demuestre judicialmente que no ha sido así.

En este caso, actuar de buena fe sería no difundir información adscrita al ámbito interno de la empresa, lo cual se entiende como uno de los deberes laborales básicos, redactado de forma genérica en el artículo 5 del ET, dentro de las mencionadas reglas de buena fe.

Sin embargo, y ante lo general de estas reglas, muchas empresas optan por especificar mediante cláusulas el trato de la información y realizar un contrato de confidencialidad.

Diferencia entre un contrato y una cláusula de confidencialidad

Una cláusula da forma a cada una de las partes internas a un contrato. En el caso de la confidencialidad, recoge la obligación de un trabajador a no difundir información de la compañía, y se especifican las condiciones de esta obligación.

Dado este caso, podemos encontrar una o varias cláusulas de confidencialidad recogidas dentro del propio contrato en el que se establece la relación laboral, o encontrar contratos específicos para aclarar las condiciones de confidencialidad en los que se específica sólo este área.

Un ejemplo en el que puede darse este último puede ser ante una colaboración de una empresa con un profesional externo, que no forma parte de su plantilla habitual, al que se propone firmar un contrato de confidencialidad para no difundir la información contemplada a lo largo de la colaboración.

Normalmente, estas cláusulas o contratos se aplican y proponen a aquellos miembros de la plantilla que manejan información considerada sensible por la empresa como, por ejemplo, quienes traten con información contable o financiera.

¿Qué deben concretar las cláusulas de confidencialidad?

Son varias las áreas que una cláusula de confidencialidad debe especificar para alcanzar validez jurídica:

  • Concretar cuál es la información confidencial.
  • Especificar que al extinguirse la relación contractual se deben devolver los accesos e información que esté en posesión del trabajador.
  • Explicitar la obligación de no divulgación para que no queden posibles dudas.
  • Definir el plazo de alcance en el tiempo de la obligación de confidencialidad al extinguirse la relación laboral.

Pero para que todo esto quede mucho más claro, lo veremos más detenidamente.

Ejemplo formal de una cláusula de confidencialidad

Algunas de las cláusulas de confidencialidad más comunes dentro de un contrato son las que regulan el objeto del acuerdo. En este caso y si estamos hablando de un contrato de confidencialidad nos referiremos, precisamente, a dejar claro que ese es el fin del acuerdo que se va a firmar.

En estos casos podremos encontrar cláusulas de la forma:

D/Dª XXX desea recibir y utilizar la información confidencial de la sociedad

XXX con el objetivo de una colaboración conjunta, para lo cual dan cuenta de este acuerdo. Para estos efectos, D/DªXXX se compromete por escrito y expresamente a no difundir a terceros cualquier información recibida por la empresa XXX.

Otra de las cláusulas de confidencialidad presente en estos acuerdos es aquella referida a especificar la propiedad. Es decir: que la información y todos los derechos asociados a la misma permanecerán como propiedad de la empresa, sin que el trabajador tenga derecho de ningún tipo sobre ella o su uso, más allá de lo contemplado para la realización de la actividad laboral que se ha explicitado en el acuerdo.

Descripción de la información confidencial y sus obligaciones

Como hemos expuesto, en un contrato de confidencialidad es necesario concretar la información a no divulgar. Por ello, en las cláusulas aparecerán concretamente si esta información describe:

  • Información financiera
  • Planes de negocio
  • Datos personales y listas de clientes
  • Prototipos, esquemas o dibujos de productos
  • Estrategias comerciales

O cualquier otro elemento cuya confidencialidad se quiera proteger. Además, se aclara que la no divulgación incluye toda comunicación escrita, verbal, visual o vía cualquier otro soporte o medio, sea éste impreso o electrónico.

En cuanto a las obligaciones que se desprenden de este tipo de cláusulas, encontramos:

  • No revelar ningún dato referente a la información descrita.
  • Si fuera el caso, hacer consciente al personal que debe participar de esta información de la confidencialidad acordada.
  • No revelar la información a ninguna persona de la organización no autorizada para su recepción.
  • Utilizar la información recibida de forma circunscrita a los objetivos establecidos en el acuerdo.

Dicho esto, y aunque ya conocemos las áreas a las que suele asociarse un contrato de confidencialidad, no está de más que concretemos en qué situaciones podemos esperar recibir o que se nos solicite la firma de un acuerdo de confidencialidad.

Cuándo debo firmar un acuerdo de confidencialidad

Son varias las circunstancias que llevan a crear una relación de confidencialidad laboral entre dos partes, siempre con el objetivo de proteger un contenido para que no pueda utilizarse más allá de unas determinadas condiciones. Las situaciones más habituales suelen ser:

  • Diseño o presentación de un nuevo producto o servicio.
  • Gestión y producción de una idea de negocio o estrategia innovadora.
  • Uso de listados de clientes u otro tipo de información privada.
  • Acceso a datos contables o financieros.

Por supuesto, cada contrato de confidencialidad se particulariza en función de los objetivos y actividades de cada organización, detallándose en base a un contenido propio y una circunstancia específica.

En cuanto a los sujetos a los que se suele plantear la firma de acuerdos de confidencialidad, encontramos tanto empleados como socios o posibles inversores.

  • Los trabajadores de una empresa suelen tener acceso a información estratégica, contenido de los KPIs o uso de las herramientas tecnológicas y el software empresarial.
  • Por otra parte, ante nuestros socios, un contrato de confidencialidad nos asegura la total protección y tranquilidad ante los intercambios de información que deban realizarse.
  • Por último, en el caso de inversores, suelen realizarse dado que cada potencial inversor deberá conocer en detalle nuestro proyecto antes de decantarse por una posible financiación.

¿Qué ocurre ante un incumplimiento de la confidencialidad?

Ante la detección por parte de la empresa de un incumplimiento en el acuerdo de confidencialidad, se puede sancionar a la persona que incumple si la relación contractual está vigente. Y si estamos hablando de un trabajador de la empresa, se puede llegar a dar la posibilidad de un despido disciplinario.

Además, hemos de recordar que este tipo de incumplimiento es considerado una falta de carácter grave. Y esto es así se haya firmado o no un acuerdo de confidencialidad, ya que, como hemos dicho, va contra la buena fe, deber de carácter imperativo.

Si el incumplimiento se da en un momento en que la relación laboral se ha extinguido, pero se encuentra dentro del periodo de tiempo establecido en el acuerdo en el que la confidencialidad sigue vigente, se podrán emprender acciones de orden legal contra el divulgador, que se concretan en demandar y solicitar una indemnización.

En cualquier caso, resulta siempre aconsejable proteger los datos y el contenido que consideremos que debemos mantener circunscrito al estricto ámbito laboral. Asimismo, por la otra parte es fundamental leer cuidadosa y detenidamente todas las cláusulas y acuerdos de confidencialidad que se nos presenten, para ser plenamente conscientes de aquello a lo que estamos obligados.